Wat heb je nodig?
Je hebt allereerst beheerderstoegang of de juiste machtigingen in Jira nodig. Zonder deze rechten kun je de workflow-instellingen niet wijzigen.
Daarnaast is een duidelijk beeld van je huidige teamproces essentieel. Breng de huidige stappen van je team in kaart: wie doet wat, en wanneer? Praat met je teamleden over hun pijnpunten en wensen.
Deze input is goud waard voor een effectieve aanpassing. Tenslotte heb je een concreet doel nodig.
Wil je de doorlooptijd verkorten, de communicatie verbeteren of simpelweg de workflow vereenvoudigen?
Een helder doel stuurt je aanpassingen.
Stap-voor-stap
Analyseer je huidige workflow
Open het Jira-project en navigeer naar de workflow-instellingen. Bekijk kritisch elke status en overgang.
Identificeer stappen die dubbel zijn, te lang duren of nooit gebruikt worden.
Ontwerp de nieuwe workflow
Teken de huidige workflow eventueel uit op papier. Dit visuele overzicht helpt je om knelpunten en onlogische sprongen snel te herkennen. Noteer elke bevinding. Begin met het schetsen van de ideale, vereenvoudigde stroom.
Combineer overbodige statussen en verwijder niet-gebruikte overgangen. Houd het zo eenvoudig mogelijk voor je team.
Pas de workflow aan in Jira
Voeg alleen nieuwe statussen toe als ze een duidelijk, onderscheidend doel dienen. Definieer voor elke overgang wie deze mag uitvoeren en onder welke voorwaarden. Dit voorkomt chaos. Maak een kopie van de bestaande workflow om op te werken. Geef de nieuwe workflow een duidelijke naam, bijvoorbeeld 'Projectnaam - Nieuw'.
Pas nu stap voor stap je ontwerp toe. Voeg nieuwe statussen toe via 'Add Status'.
Test en implementeer
Sleep bestaande statussen om de volgorde te wijzigen. Klik op een pijl (overgang) om de voorwaarden, validators en post-functies in te stellen. Wijs de nieuwe workflow toe aan een testproject of een specifiek issue-type.
Laat een paar teamleden ermee werken en verzamel feedback. Pas aan waar nodig.
Is het testen succesvol? Wijs de workflow dan toe aan je live project. Communiceer de wijziging duidelijk naar het hele team voor je de knop omzet.
Veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout is het te complex maken. Teams voegen tientallen statussen toe voor elk klein detail.
Dit vertraagt het werk en maakt Jira onoverzichtelijk. Houd het simpel. Een andere valkuil is het team niet betrekken. Jij als beheerder ontwerpt een perfecte workflow, maar die blijkt in de praktijk niet te werken. Test altijd met échte gebruikers en ontdek projecten organiseren in Notion.
Vergeet niet de overgangsvoorwaarden in te stellen. Zonder voorwaarden kan iedereen elke taak in elke status zetten. Meer over Asana's productiviteitsvoordelen
Dit leidt tot een onbetrouwbare administratie. Beperk toegang waar nodig.
Tips
Begin klein en iteratief. Pas niet je hele workflow in één keer aan.
Begin met het oplossen van het grootste pijnpunt en bouw van daaruit verder. Dit is beheersbaarder. Gebruik de 'Workflow Designer' voor een visuele aanpassing, zoals in hoe Asana werkt. Sleep statussen en pijlen om je workflow vorm te geven.
Dit is intuïtiever dan alleen tekstuele lijsten. Documenteer je keuzes. Leg vast waarom je een bepaalde status of regel hebt ingesteld.
Dit helpt nieuwe teamleden en voorkomt discussies later. Voeg notities toe in Jira zelf.
Maak gebruik van Jira's automatisering. Koppel acties aan statusovergangen, zoals automatisch een bericht sturen of een veld bijwerken. Dit bespaart je team handmatig werk.
Resultaat
Een goed aangepaste workflow geeft je team een helder, logisch pad voor elke taak. Iedereen weet precies wat de volgende stap is en wie verantwoordelijk is.
Dit versnelt de doorlooptijd. Het zorgt voor betere rapportages en voorspelbaarheid.
De status van werk is altijd accuraat en actueel. Je kunt hierdoor betere beslissingen nemen en knelpunten vroegtijdig signaleren. Uiteindelijk leidt een op maat gemaakte workflow tot meer tevreden teamleden.
Ze werken met een tool die hen ondersteunt, niet hindert. Dit verhoogt de adoptie en het succes van Jira binnen je organisatie.