Teamwork's tijdregistratie: factureerbare uren bijhouden

Wat is het?

Teamwork's tijdregistratie is een ingebouwde functie binnen het projectmanagementplatform. Het stelt teams in staat om precies bij te houden hoeveel tijd ze aan specifieke taken, projecten of klanten besteden.

De kern is het moeiteloos vastleggen van gewerkte uren, direct vanuit je workflow. Je kunt tijd handmatig starten en stoppen met een timer, of uren achteraf invoeren. Alle geregistreerde tijd wordt automatisch gekoppeld aan het juiste project en de bijbehorende taak.

Dit creëert een gedetailleerd overzicht van je team's inspanningen. Het systeem is ontworpen om factureerbare uren eenvoudig te scheiden van niet-factureerbare tijd.

Je geeft eenvoudig aan of een tijdregistratie facturabel is en koppelt deze aan een specifiek tarief of een klant. Dit maakt de administratie voor dienstverlenende bedrijven aanzienlijk eenvoudiger. De data wordt direct visueel gemaakt in rapporten en dashboards. Je ziet in één oogopslag de tijdsbesteding per persoon, per project of per klant. Dit geeft direct inzicht in de voortgang en winstgevendheid.

Hoe werkt het precies?

Je begint met het activeren van de tijdregistratiefunctie in je Teamwork-account. Vervolgens kun je bij elke taak een timer starten terwijl je eraan werkt.

Een klik op de startknop begint de klok; een klik op stop beëindigt de registratie en slaat deze automatisch op. Werk je aan meerdere dingen of vergeet je de timer?

Dan voer je de gewerkte uren handmatig in. Je selecteert de datum, het project, de taak en het aantal uren. Optioneel voeg je een beschrijving toe voor extra context, zoals 'telefoongesprek met klant' of 'design review'. Voor facturatie koppel je een tijdregistratie aan een uurtarief.

Je kunt vaste tarieven per project of per teamlid instellen. Het systeem berekent automatisch de kosten op basis van de geregistreerde uren en het ingestelde tarief.

Alle tijdgegevens stromen automatisch naar de rapportagemodule. Hier genereer je overzichten gefilterd op periode, project, teamlid of facturabiliteit. Je exporteert deze rapporten eenvoudig naar PDF of CSV voor je boekhouding of klantfacturen.

De wetenschap erachter

Tijdregistratie is gebaseerd op het principe van 'tijdgebonden werken'. Onderzoek toont aan dat het meten van tijd de schattingen van toekomstige projecten aanzienlijk verbetert en essentieel is voor facturatie uit projectmanagement.

Teams leren realistischer in te schatten hoe lang taken daadwerkelijk duren. Het gebruik van een digitale timer vermindert cognitieve belasting. Je hoeft niet meer te onthouden wanneer je begon; de software doet het werk.

Dit verlaagt de mentale druk en voorkomt fouten in de administratie aan het einde van de dag of week. De visuele rapporten activeren een feedbackmechanisme.

Door direct te zien waar tijd naartoe gaat, worden patronen zichtbaar. Dit stelt teams in staat om inefficiënties te herkennen en processen aan te passen voor betere focus en productiviteit.

De koppeling tussen tijd en geld maakt de waarde van werk tastbaar. Dit principe, bekend als 'monetizing time', helpt bij het nemen van strategische beslissingen. Je ziet welke projecten of klanten daadwerkelijk het meeste opleveren per geïnvesteerde uur.

Voordelen en nadelen

Voordelen: Het grootste voordeel is nauwkeurige facturatie. Geen omzet meer mislopen door uren bij te houden.

Daarnaast krijg je ongekend inzicht in je team's capaciteit en projectkosten, wat cruciaal is voor planning en winstgevendheid. Het centraliseert je projectmanagement en urenregistratie in één tool. Dit bespaart tijd op dubbele invoer en voorkomt inconsistenties tussen verschillende systemen. Alles staat direct met elkaar in verband.

Nadelen: Het vereist discipline van het team. Iedereen moet eraan denken de tijd bij te houden, wat aanvankelijk als extra administratieve last kan voelen.

Zonder adoptie door het hele team zijn de rapporten onvolledig. Er zijn kosten verbonden aan de software, hoewel dit vaak ruimschoots wordt terugverdiend door betere facturatie.

Voor zeer kleine teams of freelancers kan een simpeler, losstaand tijdregistratietool soms voldoende zijn.

Voor wie relevant?

Dienstverlenende bedrijven die op uurtje-factuurtje werken, hebben hier het meeste baat bij. Denk aan consultancybureaus, marketingbureaus, advocatenkantoren met teamwork en IT-dienstverleners.

Voor hen is tijd letterlijk geld. Interne teams binnen grotere organisaties gebruiken het om de tijdsbesteding aan verschillende projecten of afdelingen te monitoren.

Het helpt bij het rechtvaardigen van budgetten en het aantonen van de gemaakte kosten. Projectmanagers krijgen met deze tool een krachtig instrument voor resourceplanning. Ze zien wie overbelast is en wie capaciteit over heeft.

Dit maakt het verdelen van werk eerlijker en efficiënter. Elk team dat zijn processen wil optimaleren op basis van data, heeft baat bij tijdregistratie. Het biedt de harde cijfers die nodig zijn om te stoppen met gissen en te beginnen met weten waar je tijd en geld naartoe gaan.