Wat heb je nodig?
Je hebt een actief Asana-account nodig. Zorg dat je inloggegevens bij de hand hebt en dat je toegang hebt tot het werkgebied of de organisatie waarin je het sjabloon wilt aanmaken. Een bestaand project kan dienen als basis voor je sjabloon.
Het helpt als je al een duidelijk beeld hebt van de taken, deadlines en verantwoordelijkheden die je wilt standaardiseren.
Basisvaardigheden in Asana zijn voldoende. Je hoeft geen expert te zijn, maar kennis van projectstructuur en taakbeheer maakt het proces soepeler.
Stap-voor-stap
Open het project dat je wilt gebruiken
Navigeer naar het project dat je als sjabloon wilt instellen. Klik in de zijbalk op de projectnaam om het te openen.
Pas het project aan naar wens
Verwijder onnodige taken of secties. Voeg nieuwe taken toe, stel vervaldatums in en wijs teamleden toe aan rollen. Gebruik secties om taken logisch te groeperen.
Dit maakt het sjabloon overzichtelijk voor toekomstige projecten. Klik op de drie puntjes naast de projectnaam en selecteer 'Opslaan als sjabloon'.
Sla het project op als sjabloon
Geef het sjabloon een duidelijke naam en beschrijving. Stel in of het sjabloon privé of openbaar is binnen je werkgebied.
Configureer sjablooneigenschappen
Kies ook of je taken wilt resetten voor elk nieuw project. Bij het aanmaken van een nieuw project, selecteer je 'Gebruik sjabloon'. Kies je sjabloon uit de lijst en pas het eventueel verder aan, handig bij het implementeren van een projectmanagement tool.
Gebruik het sjabloon voor een nieuw project
Veelgemaakte fouten
Te veel details opnemen in het sjabloon. Dit maakt het onflexibel voor verschillende projecten.
Houd het sjabloon generiek en pas het per project aan. Vergeet afhankelijkheden tussen taken te definiëren.
Zonder duidelijke volgorde kunnen teamleden in de war raken over wat eerst moet gebeuren. Niet testen met een klein project. Start met een proefproject om te controleren of het sjabloon werkt zoals verwacht. Teamleden niet betrekken bij het maken van het sjabloon. Hun input zorgt voor een praktischer en bruikbaarder sjabloon.
Tips
Begin met een eenvoudig sjabloon en breid het geleidelijk uit. Voeg alleen essentiële taken en secties toe om overzicht te houden.
Gebruik projectsjablonen voor terugkerende projecten zoals maandelijkse rapporten of onboardingprocessen. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie. Label taken met tags voor extra context.
Dit helpt bij het filteren en prioriteren in grote projecten. Plan regelmatig een sjabloonreview.
Pas het aan op basis van feedback van je team en veranderende projectbehoeften, zoals bij een migratie van Trello naar Asana. Deel sjablonen met je team via de sjabloonbibliotheek. Zo kan iedereen profiteren van gestandaardiseerde workflows.
Resultaat
Je hebt een herbruikbaar sjabloon dat tijd bespaart bij het opstarten van nieuwe projecten. Het zorgt voor een consistente aanpak binnen je team.
Projecten worden sneller geïnitieerd met minder fouten. Taken zijn duidelijk gedefinieerd, waardoor de uitvoering soepeler verloopt.
Je team kan zich richten op de inhoud in plaats van de structuur. Dit verhoogt de productiviteit en vermindert frustratie. Met sjablonen leg je best practices vast. Nieuwe teamleden leren snelijk de standaard werkwijze, wat de samenwerking verbetert.